招标投标活动在评标、定标结束后，一个项目的招标就算尘埃落定了，这一系列过程无法重现，但是档案却记录了这一切。我们也许可以利用档案来回忆招标过程，来查漏补阙，借鉴总结。
竞争性谈判是近年来用的比较广泛的采购方式，它的档案管理值得重视。
档案资料首先是采购申报资料，表格由采购代理机构提供，由采购人提出申请，采购管理办公室审查后根据项目的规模等决定采购方式。谈判文件由采购管理办公室签发后附后，在谈判文件中有谈判须知、技术要求、合同条款等内容，采购代理机构提供了报价表样式附后，投标人须报单价、标段价、最终总价，且要承诺售后服务、交货期限等，以上都是招标的一系列资料。
评委抽取首先，需抽取评委，从档案看，什么项目、评委几名、何时抽取、抽取人、抽取地点等都记录在案，而评委是否按时到达则又附一张表在后，这也是为方便工作考虑。
谈判开始投标人填写投标报价表，有几家单位就填写几份报价表，评委评判后写出评标报告确定中标人，定标后，双方合同附后以备查考，最后再附一份总的表，对整个过程中采购代理机构承办事项及采购管理办公室监管情况加以总结，充分体现了服务与管理分开，各项流程均有承办人签字，责任明确，一目了然。